Je wil een webinar organiseren maar weet niet waar te beginnen? Om je alvast op weg te helpen verzamelden wij een stappenplan voor een geslaagde interactieve communicatie:
1. VOORBEREIDING
Bepaal vooraf duidelijk wat het doel van je boodschap is: wat wil je overbrengen en hoe ga je je kijkers hiervan overtuigen? Baken je doelpubliek af: voor wie is je boodschap bestemd en hoe kan je hen het best bereiken? Wil je zoveel mogelijk kijkers voor je stream, kies dan een ruim aantal kanalen voor een brede aankondiging. Vergeet zeker je socials niet! Prik een datum en moment.
2. MATERIAAL & TOOLS
Welke elementen wil je zeker in je livestream? Mogen kijkers vragen stellen zodat de presentatie interactief wordt? Heb je dit liefst via een chatbot of gaan de kijkers even live met hun webcam? Gaat er gestemd worden? Zodra je weet hoe je webinar er uit zal zien, weet je wat je nodig hebt. Is dit alles technisch mogelijk met de installatie die je voor ogen hebt? Zal alles werken en er professioneel uitzien?
3. UITNODIGING
Communiceer je netwerkmoment naar je doelgroep en wees zo helder mogelijk. Het mag mensen geen enkele moeite kosten om deel te nemen aan je webinar. Laat het evenement zo aantrekkelijk mogelijk klinken: benoem welke voordelen de kijkers eruit halen die meevolgen. Kies eventueel voor een registratie vooraf: zo heb je een beter idee welke capaciteit je mag verwachten en kan je daar ook je netwerk op voorbereiden.
4. REPETEREN & FINETUNEN
Test ruim van te voren wat je wil doen en of al je tools werken. Is de kwaliteit van beeld en geluid goed? Zit er vertraging op je verbinding? Houd hier rekening mee en stuur bij waar nodig. Als je beeld en geluid niet gesynchroniseerd zijn, gaan kijkers snel afhaken. Een vlotte start is eveneens onontbeerlijk: kijkers gaan geen 10 minuten wachten tot jij je technische problemen hebt opgelost.
5. REMINDER
Stuur een dag van tevoren nog eens een reminder naar je deelnemers. Moeten ze zich ergens aanmelden of een specifieke app installeren? Hebben ze een link en een paswoord nodig? Zorg dat ze zich goed kunnen voorbereiden, zo komt jouw timing ook niet in het gedrang. Maak dat er een halfuur van tevoren al content te zien is, bijvoorbeeld een boodschap met het uur waarop je gaat beginnen, het programma en instructies over het muten van hun microfoon.
6. LAATSTE VOORBEREIDING & ACTIE!
Niet alleen je documenten moeten er piekfijn uitzien, jijzelf ook! Presenteer jezelf zo aantrekkelijk en professioneel mogelijk door voldoende licht te voorzien in de ruimte waar je presenteert. Denk ook na over je achtergrond: is deze neutraal zodat hij geen afleiding vormt? Zijn je camera en microfoon kwalitatief genoeg? Ook online let men op je uitstraling.
7. EVALUATIE
Na afloop van je webinar is het tijd om de rekening te maken: wat was goed, wat werkte minder? Kijkcijfers tijdens de loop van je presentatie vertellen heel veel. Houd eventueel ook een enquête om maximaal lessen te trekken en neem alle feedback mee in de voorbereiding van je volgend netwerkmoment!