Vous voulez organiser un webinaire, mais vous ne savez pas par où commencer ? Pour vous aider, nous avons préparé un plan étape par étape pour une communication interactive réussie.
1. PRÉPARATIFS
Précisez à l’avance votre objectif : que voulez-vous transmettre comme message et comment allez-vous convaincre vos interlocuteurs ? Définissez votre public cible : à qui s’adresse votre webinaire et comment pouvez-vous le toucher au mieux ? Si vous souhaitez que votre streaming soit suivi par un maximum de personnes, optez pour un large éventail de canaux en vue d’une diffusion à grande échelle. N’oubliez pas vos réseaux sociaux ! Fixez une date et un créneau horaire.
2. MATÉRIEL & OUTILS
Quels éléments voulez-vous absolument reprendre dans votre streaming en direct ? Les internautes peuvent-ils poser des questions pour rendre la présentation interactive ? Privilégiez-vous l’utilisation du chat ou bien les participants pourront-ils réagir en direct, en activant leur micro et leur webcam ? Y aura-t-il un vote ? Une fois la forme de votre webinaire connue, vous savez ce dont vous avez besoin. La configuration que vous envisagez permet-elle de réaliser toutes ces opérations ? Tout fonctionnera-t-il et sera-t-il professionnel ?
3. INVITATION
Parlez de votre événement à votre public cible et soyez explicite. La participation à votre webinaire est censée aller de soi. Rendez l’événement aussi séduisant que possible et énumérez tous ses avantages. Optez pour une inscription anticipée : vous aurez ainsi une meilleure idée de la capacité à prévoir et pourrez préparer votre réseau en conséquence.
4. RÉPÉTITION ET MISE AU POINT
Vérifiez ce que vous voulez faire et assurez-vous bien à l’avance que tous vos outils fonctionnent. La qualité de l’image et du son est-elle bonne ? Y a-t-il un décalage dans votre connexion ? Tenez-en compte et procédez à un réglage au besoin. Si l’image et le son ne sont pas synchronisés, les participants vont vite décrocher. Tout doit aussi être fluide, dès le départ : votre audience ne va pas attendre 10 minutes que vous trouviez une solution à des problèmes techniques.
5. RAPPEL
Envoyez un rappel à vos participants un jour auparavant. Doivent-ils s’inscrire ou installer une app spécifique ? Ont-ils besoin d’un lien et d’un mot de passe ? Veillez à ce qu’ils puissent bien se préparer, de manière à respecter votre timing. Veillez à ce qu’un contenu s’affiche une demi-heure à l’avance. Par exemple, un message indiquant l’heure à laquelle vous allez commencer, le programme et des consignes pour couper le micro.
6. DERNIERS PRÉPARATIFS ET ACTION !
Vos documents doivent être impeccables et vous aussi ! Ayez une présentation élégante et professionnelle en prévoyant un éclairage suffisant. Pensez également à votre arrière-plan : est-il neutre pour éviter de distraire ? Votre caméra et votre microphone sont-ils de qualité suffisante ? Votre apparence est aussi jugée en ligne.
7. ÉVALUATION
Au terme de votre webinaire, le moment est venu de faire les comptes : qu’est-ce qui a bien marché ? Que pourriez-vous améliorer ? L’audimat au cours de votre présentation en dit long. Vous pouvez aussi éventuellement transmettre un sondage pour tirer le maximum d’enseignements et tenir compte de tous les commentaires lors de la préparation de votre prochain événement de réseautage !