Als eventkantoor wil je dat alles klopt: de locatie, het concept, de beleving. Maar achter de schermen bepaalt één factor vaak het verschil tussen “goed” en “wauw”: je audiovisuele partner.
Een sterke AV-partner doet meer dan kabels leggen of schermen ophangen — hij denkt strategisch mee, vertaalt ideeën naar beleving en zorgt dat techniek je verhaal versterkt.
Daarom delen wij graag 10 praktische tips waarop je als eventorganisator kan letten wanneer je met een audiovisuele partner samenwerkt.
Betrek je AV-partner zo vroeg mogelijk
Hoe sneller we in het productieproces kunnen meedenken, hoe meer we kunnen bijdragen aan het totaalconcept.
Van de flow van het programma tot camera-posities, lichtplan en streaming-setup: alles hangt samen.
Worden wij pas op het einde ingeschakeld, dan is de creatieve en technische speelruimte vaak kleiner.
👉 Tip: betrek je AV-partner al in de conceptfase. Zo vermijd je verrassingen en benut je de volledige expertise.
Een goede briefing maakt het verschil
Een duidelijk beeld van het event helpt ons om een juiste en transparante offerte op te maken.
We begrijpen dat techniek niet je hoofdzaak is, daarom overlopen we graag alles rustig samen.
Voor die eerste briefing plannen we graag een meeting van ongeveer 30 minuten, face-to-face of via videocall — eenvoudig zelf in te boeken via onze online booking tool.
Tijdens dat gesprek overlopen we samen de technische mogelijkheden, de gewenste sfeer en eventuele beperkingen van de locatie.
👉 Tip: investeer tijd in die eerste briefing — dat betaalt zich later dubbel en dik terug.
EĂ©n aanspreekpunt = minder stress
Wanneer techniek, regie en content bij verschillende partijen liggen, gaat er kostbare tijd verloren aan overleg en afstemming.
Kies daarom voor een partner die alles in huis heeft.
Bij DB Video vind je technische productie, MOTCHA verzorgt de creatieve storytelling, en Webble-Up zorgt voor de interactieve en online component.
Alles onder één dak, één aanspreekpunt — en één team dat perfect op elkaar is ingespeeld.
Een goede AV-partner stelt de juiste vragen
De kwaliteit van een event begint bij de voorbereiding.
Een ervaren audiovisuele partner stelt de juiste vragen vóór het event:
Wat is de doelstelling van het programma?
Waar liggen de belangrijkste momenten?
Hoe zit het met zichtlijnen, lichtinval en geluid?
Hoe communiceren regie en productie met elkaar?
Zo ontstaat een plan dat niet alleen technisch klopt, maar ook inhoudelijk en praktisch werkt.
Een goede timing is key
Denk verder dan de timing van het event zelf.
Wat moet er eerst opgebouwd worden? Welke leveranciers hebben toegang wanneer?
Laat niet alle leveranciers op hetzelfde tijdstip laden en lossen — dat veroorzaakt vertragingen en stress.
Houd ook rekening met de ruimte die techniek inneemt: verschillende flightcases hebben een stockageplaats nodig zodra alles opgebouwd is.
👉 Tip: een realistische opbouw- en afbraaktiming maakt het werk voor iedereen aangenamer en veiliger.
Wees voorbereid op het onverwachte
In de eventwereld loopt zelden alles 100% volgens plan.
Een spreker valt uit, een video start te vroeg of het weer gooit roet in het eten.
Een sterke AV-partner voorziet buffer, back-up en een oplossingsgerichte mindset.
Die flexibiliteit maakt het verschil tussen stress en controle — en zorgt dat jij als eventmanager met vertrouwen kan focussen op de beleving van je gasten.
Denk aan interactiviteit en hybride mogelijkheden
Publiek wil niet enkel kijken, maar meedoen.
Of het nu om een hybride, live of online event gaat — interactie versterkt de betrokkenheid.
Voor multinationals die om budgettaire of ecologische redenen niet iedereen kunnen laten overvliegen, biedt een hybride oplossing de perfecte balans.
Door middel van streaming met interactieve features — polls, live-chat, Q&A’s — kan iedereen actief deelnemen, waar hij of zij zich ook bevindt.
En dankzij onze AI Translation Tool verdwijnen ook de taalbarrières: deelnemers volgen live in hun eigen taal.
Een ervaren partner integreert dit naadloos in het programma, zodat technologie de boodschap ondersteunt in plaats van afleidt.
Verleng de impact met creatieve content
Een event leeft niet enkel op de dag zelf. De waarde zit in de herinnering Ă©n de content die je nadien kan delen. After-movies, teasers, interviews of social clips zorgen dat de investering blijft renderen.
Een audiovisuele partner die ook creatieve storytelling aanbiedt, zoals bij MOTCHA, tilt je event naar een hoger niveau.
En als je toch al een multicamera-opstelling voorziet, is het maken van een aftermovie vaak maar een kleine meerkost — de cameracrew is er immers al.
Met minimale extra inspanning creëer je zo extra content die wekenlang blijft doorwerken op je kanalen.
👉 Tip: combineer technische productie met creatieve contentcreatie voor maximale ROI.
Vergeet de crew niet
Onze technische teams werken vaak dag en nacht om producties tot in de puntjes te laten verlopen.
Vergeet hen dus niet in de briefing naar catering of traiteur toe te voegen.
Een goed gevoede crew is een gemotiveerde crew — en dat merk je op het resultaat.
Een klein gebaar, maar met grote impact op de sfeer en het eindproduct.
Bouw aan duurzame partnerschappen
De beste events ontstaan uit vertrouwen, niet uit one-shots.
Hoe beter een AV-partner jouw klanten, merk en werkwijze leert kennen, hoe sterker elk volgend project wordt.
👉 Tip: kies voor langdurige samenwerking. Een partner die je workflow kent, denkt proactief mee, anticipeert op uitdagingen en groeit met je mee.
Tot slot
Een audiovisuele partner is geen uitvoerder, maar een verlengstuk van je team.
Hoe vroeger we mogen meedenken, hoe beter we kunnen bijdragen aan een event dat technisch klopt Ă©n inhoudelijk raakt.
Bij DB Video, MOTCHA en Webble-Up streven we ernaar om een betrouwbare partner te zijn — iemand op wie je kan rekenen, in elke fase van het proces.
Van eerste brainstorm tot laatste kabel: wij denken mee, nemen verantwoordelijkheid en zorgen dat jouw event tot in de puntjes klopt.
Samen maken we van elk project een beleving die blijft hangen.
Vrijblijvend advies nodig ?
📅 Plan zelf een videocall met één van onze experts via onze online booking tool en ontdek hoe DB Video, MOTCHA en Webble-Up jouw volgende event kunnen versterken — van eerste concept tot laatste beeld.
Boek een meeting